Privacy Statement

{{BEDRIJFSNAAM}} (hierna: 'wij'), gevestigd te {{ADRES}}, KvK {{KVK}}, is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in dit privacy statement. U bereikt ons via {{E-MAIL}}.

Dit statement is opgesteld conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening (EU) 2016/679, AVG) en de Uitvoeringswet AVG.

• Accountgegevens: naam, e-mailadres, organisatie, rol, versleuteld wachtwoord.
• Inhoudelijke gegevens: documenten, audits, meldingen, CAPA's en andere QMS-records die u in de Dienst plaatst.
• Contactgegevens van melders: indien een melder vrijwillig een e-mailadres of naam achterlaat bij een issue-melding.
• Technische gegevens: IP-adres, browsertype, apparaattype, logbestanden en tijdstempels, voor beveiliging en foutopsporing.
• Communicatie: berichten die u ons stuurt voor support of contractuele zaken.

• Uitvoering overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG): aanbieden van het account, opslaan van uw QMS-gegevens, facturatie en support.
• Wettelijke verplichting (sub c): bewaarplichten op grond van fiscale en boekhoudwetgeving (artikel 52 AWR — 7 jaar voor administratie).
• Gerechtvaardigd belang (sub f): beveiliging van de Dienst, fraudepreventie, productverbetering en beperkte direct marketing aan bestaande klanten met opt-out.
• Toestemming (sub a): voor optionele cookies en nieuwsbrieven; deze toestemming kunt u te allen tijde intrekken.

Voor zover u via QMSphere persoonsgegevens van uw eigen medewerkers, leveranciers of klanten verwerkt, treden wij op als verwerker in de zin van artikel 28 AVG. Op verzoek sluiten wij een verwerkersovereenkomst.

Wij maken gebruik van zorgvuldig geselecteerde sub-verwerkers. Met al deze partijen zijn verwerkersovereenkomsten gesloten conform artikel 28 AVG.

• Lovable Cloud (databank, hosting en edge-functies): opslag en verwerking binnen de Europese Unie.
• E-mailprovider (in te richten): voor transactionele e-mails zoals statusmeldingen wordt na verificatie van een eigen domein een e-mailverwerker ingericht. Tot die tijd worden geen externe e-mails verstuurd.

Wij streven ernaar geen persoonsgegevens door te geven buiten de Europese Economische Ruimte. Indien dit toch noodzakelijk blijkt, vindt doorgifte uitsluitend plaats op basis van een passend instrument als bedoeld in hoofdstuk V AVG, zoals Standaard­contractbepalingen van de Europese Commissie en aanvullende waarborgen.

• Accountgegevens: tot 12 maanden na beëindiging van het account.
• QMS-inhoud: gedurende de looptijd; export op verzoek voor of na opzegging.
• Issue-meldingen: maximaal 24 maanden na afhandeling, tenzij langere bewaring noodzakelijk is voor wettelijke verplichtingen.
• Logbestanden: maximaal 12 maanden voor beveiligingsdoeleinden.
• Facturen en boekhouding: 7 jaar (fiscale bewaarplicht).

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen tegen verlies en onrechtmatige verwerking, waaronder versleuteling in transit (TLS) en at-rest, role-based access control, row-level security in de databank en geregeld onderhoud van afhankelijkheden. Bij een datalek met een waarschijnlijk risico melden wij dit binnen 72 uur aan de Autoriteit Persoonsgegevens en, waar vereist, aan de betrokkenen.

U heeft op grond van de AVG het recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, dataportabiliteit en bezwaar. Verzoeken kunt u sturen naar {{E-MAIL}}. Wij reageren binnen één maand. U kunt te allen tijde een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

QMSphere gebruikt uitsluitend functionele en strikt noodzakelijke cookies voor authenticatie en sessiebeheer. Voor analytische of marketingcookies vragen wij vooraf uw toestemming via een cookiebanner. Toestemming kunt u te allen tijde intrekken via uw browserinstellingen of de cookie-instellingen in de Dienst.

Wij maken geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolgen of vergelijkbare significante gevolgen in de zin van artikel 22 AVG.

Wij kunnen dit privacy statement aanpassen. De meest recente versie staat altijd op deze pagina; bij ingrijpende wijzigingen informeren wij u actief.